نکات ضروری برای انتخاب سیستم حسابداری مناسب چیست؟

• اجزای سیستم با یکدیگر در ارتباط و تعامل هستند.

یکی از مهم‌ ترین ویژگی‌ های یک سیستم این است که اجزای آن با هم تعامل دارند و بر روی یکدیگر تاثیر می‌گذارند؛ در سیستم حسابداری با توجه با نقش ها و وظایفی که تعریف می شود اجزای سیستم تاثیرگذار و با هم در تعامل هستند مثلاٌ اگر سند صادر نشود نمی توان دفاتر قانونی را تهیه کرد.

• برای سیستم‌ ها می‌توان رفتار تعریف کرد و با حذف هر یک از اجزای سیستم، رفتار کلی سیستم تغییر می‌کند.

وقتی اجزای سیستم با هم تعامل دارند و بر روی یکدیگر تأثیر می‌گذارند، به تدریج چیزی به نام رفتار سیستم به وجود می‌آید و پدیدار می‌شود. این رفتار، چیزی فراتر از ویژگی‌ها یا تغییرات یک بخش خاص است و از ترکیبِ تعامل همه‌ی اجزا تشکیل می‌شود. مثلاٌ تغییر تاریخ از شمسی به میلادی هدف گزارشگیری بر اساس تاریخ تغییر می دهد.

• معمولاً برای سیستم یک مرز تعریف می‌شود.

تقریباً هر سیستمی که انتخاب کنید و در موردش حرف بزنید، مرز(‌Border) هم دارد مثل سیستم حسابداری ، سیستم انبار و سایر سیستم ها که می توان برای هر کدامشان یک مرزبندی داشته باشیم

• برای بسیاری از سیستم‌ها می‌توان هدف تعریف کرد.

ما نمی گوییم که برای همه‌ ی سیستم‌ ها باید هدف تعریف شود و سیستم حتماً باید هدف داشته باشد بلکه مناسب‌ تر است هدف و هدفمندی را هم به عنوان یک ویژگی سیستم در نظر بگیریم و فرض کنیم برای بسیاری از سیستم‌ها می‌توان یک یا چند هدف تعریف کرد. مثلاٌ یکی از اهداف سیستم حسابداری گزارشگری می باشد

• سیستم‌ ها را می‌توان به دو دسته‌ی باز و بسته تقسیم کرد.

بعضی سیستم ها با دنیای اطراف خود در ارتباط هستند و یک سیستم باز را شکل می‌دهند در حالی که ممکن است سیستم هایی را ببینیم که بسته هستند و هیچ رابطه‌ای با دنیای اطراف خود ندارند؛ کاملاٌ مشخص است که سیستم حسابداری سیستمی باز است، چرا که سیستم های حسابداری امروزه در داخل شرکت ها با سایر سیستم ها مرتبط می شوند و در خارج از شرکت هم می توانند با سایر سیستم ها مرتبط شوند.

• انطابق نرم افزار حسابداری با توجه به نوع کسب و کار شما

سیستم حسابداری باید نیازهای کسب و کار شما را پاسخگو باشد بعنوان مثال در تعداد سطوح اگر محدودیت وجود داشته باشد یا ساختار آن با کسب و کار شما انطباق نداشته باشد سیستم حسابداری مناسبی نمی باشد بعنوان مثال در صنعت پیمانکاری معمولا تعداد سطوح بیش از چهار سطح طراحی می شود و اگر محدودیتی در این خصوص وجود داشته باشد سیستم نیازهای اطلاعاتی و گزارشی را تولید نخواهد کرد

• رعایت اصول حسابداری

سیستم حسابداری باید اصول اساسی حسابداری را پشتیبانی کند و گزارش های شفاف و روشنی از وضعیت مالی موسسه در اختیار استفاده کنندگان قرار دهد تا بتوانند در تصمیمات خود از این اطلاعات استفاده کنند

• کنترل های داخلی

با توجه به اهمیت کنترل های داخلی در سیستم های حسابداری که بتوانیم از نتایج رویدادهای مالی در گزارش ها با اطمینان بالایی تصمیم گیری کنیم نقش کنترل های داخلی در سیستم حسابداری به خوبی روشن می باشد اطلاعات پس از تولید در قالب سند حسابداری و تائید افراد ذیصلاح نباید قابل حذف و یا تغییر باشند تا گزارش ها قابلیت اتکا داشته باشند

• گزارش ها

سیستم حسابداری باید انواع گزارش ها را در قالب و فرمت های قابل فهم و در زمان مناسب در اختیار استفاده کنندگان و ذینعان قرار دهد این گزارش ها باید طبق مفروضات و اصول حسابداری ارائه شوند تا ذینفعان درک مشترکی از نتایج حسابداری داشته باشند

• ارتباط سیستم حسابداری با سایر سیستم ها

سیستم حسابداری باید بتواند با سایر سیستم ها بصورت یکپارچه ارتباط داشته باشد یکپارچگی ضمن حذف عملیات تکراری و وقت گیر باعث بهبود کیفیت اطلاعات شده و اعتبار اطلاعات را در گزارشگری بهبود می بخشد و در وقت تولید اطلاعات در حسابداری و سایر سیستم ها صرفه جویی کرده و باعث کاهش هزینه ها و افزایش کارایی سازمان می گردد

• راه ­اندازی سیستم حسابداری

همانطور که در تعریف سیستم ذکر شد سیستم از اجزایی تشکیل شده که با هم در تعامل  بوده و یک هدف را دنبال می کنند  سیستم حسابداری هم متناسب با فرایند کسب و کار شما طراحی و اجزای آن نصب و راه اندازی می شوند زمان و کیفیت راه اندازی سیستم حسابداری نباید طولانی باشد

• آموزش

سیستم حسابداری باید همراه با بسته های آموزشی باشد یا کارشناسانی در زمان استقرار سیستم حسابداری ،کاربری سیستم را آموزش بدهند

• توزیع شوندگی

در صورتیکه کسب و کار شما بصورت غیر متمرکز انجام می شود یا این نیاز در آینده مورد درخواست قرار گیرد سیسم حسابداری باید قابلیت پاسخ گویی در نقاط مختلف جغرافیایی را داشته باشد و کاربران به راحتی بتوانند به سیستم حسابداری وصل شوند و امکان ورود اطلاعات یا گزارش گیری را داشته باشند

• دسترسی آنلاین یا آفلاین

وضعیت کار سیستم حسابداری بصورت آنلاین و آفلاین با توجه نیاز سازمان بررسی شود

• امنیت داده‌ها

برای حفاظت از اطلاعات کسب و کار و همچنین اطلاعات مشتریان چه سیاستی را ارائه دهنده سیستم حسابداری اندیشیده و آیا سیستم در مقابل هکرها محافظت می شود؟ آیا اطلاعات در پایگاه اطلاعات به نحوی طراحی شده است که اطلاعات حذف نشوند ؟ آیا اطلاعات از اعتبار مناسبی برخوردار هستند؟ و ……

• سرعت سیستم حسابداری

سیستم حسابداری باید از سرعت قابل قبولی در دسترسی ها داشته باشد و به آسانی بتوانیم از اطلاعات حسابداری گزارشگیری کنیم

• قیمت سیستم حسابداری

با توجه به درخواست ها و نیازمندی کسب و کار قیمت سیستم حسابداری باید از قیمت مناسب و منطقی برخوردار باشد و قیمت آن بستگی به صرفه جویی های هزینه ای در استفاده از سیستم می شود و باعث بهبود و کارایی کسب و کار می شود و سایر موارد هم باید در نظر گرفت

• خدمات پشتیبانی

سیستم حسابداری باید خدمات پشتیبانی داشته باشد تا بتوانیم در صورت بروز مشکل یا امکانات جدیدی که در سیستم حسابداری ایجاد می شود شرکت بهره مند شود؛ نداشتن خدمات پشتیبانی و یا حتی داشتن خدمات پشتیبانی ضعیف شرکت را در آینده دچار چالش های جدی می کند

• کاربری آسان
  کاربری سیستم برای کاربران و استفاده کنندگان باید راحت باشد و به راحتی در زمان ورود اطلاعات و گزارشگری با سیستم کار کنیم
• ظاهر خوب
  با توجه به اینکه از سیستم حسابداری زمان زیادی استفاده می کنیم و کاربران آن زیاد می باشد ظاهر زیبا در انتخاب می تواند مهم باشد
• سهولت کاربری

به راحتی در زمان ورود به سیستم ، وصل شدن به سیستم از سایر نقاط جغرافیایی و یا تهیه نسخه پشتیبانی و موارد این چنینی  و کاربری سهل و آسان داشته باشد

• یکپارچگی ماژول ها

اگر سیستم حسابداری بصورت یکپارچه دیده شده باشد باعث کاهش هزینه‌ها و مدیریت کامل بر فرآیند شرکت می شود

• انعطاف‌پذیری سیستم حسابداری

سیستم حسابداری خوب باید در زمان تغییرات و یا درخواست تغییرات  متناسب با صنعت شما پاسخگو باشد و از انعطاف لازم در این خصوص برخوردار باشد

• انطباق نرم افزار حسابداری با اندازه کسب و کار

سیستم حسابداری متناسب با اندازه کسب و کار شما باید باشد؛ بعنوان مثال سیستم حسابداری که برای یک فروشگاه مناسب می باشد هیچگاه برای یک واحد تولیدی مناسب نمی باشد و بالعکس

• حدود دسترسی کاربران

در سیستم حسابداری باید حدود دسترسی کاربران با توجه به شرح وظایف و رعایت کنترل های داخلی دیده شود

• گزارش برای ذینفعان خارجی مانند دارایی و بانک

سیستم حسابداری خوب باید ضمن تولید گزارش برای ذینفعان داخلی باید بتواندگزارش های ذینفعان خارجی مانند دارائی و بیمه و بانک گزارش تهیه کند

• تهیه نسخه پشتیبانی از اطلاعات

در یک سیستم خوب حسابداری علاوه بر اینکه کاربر باید بتواند به راحتی از اطلاعات پشتیبانی بگیرد خود سیستم هم باید بتواند از اطلاعات پشتیبانی تهیه نماید

• ماژول های سیستم حسابداری کامل باشند

حتی اگر امروز به هر دلیلی ماژولی را خریداری نمی کنید این موضوع اهمیت دارد و در صورت نیاز شما به ماژول جدید و عدم پاسخگویی ، موقع توسعه کار ، شما را دچار چالش خواهد کرد و شاید شما مجبور به تعویض سیستم حسابداری شوید.

• بانک اطلاعاتی سیستم حسابداری

اطلاعات سیستم حسابداری باید در بانک های اطلاعاتی استاندارد ذخیره شوند تا از سطح امنیت قابل قبولی برخوردار باشد

ماژول های یکپارچه نرم افزار برهان سیستم پاسارگاد این امکان را برای شما فراهم میکند تا کارتان را به دقت که بر روی موارد مهم متمرکز شوید، ریسک های کسب و کار را ارزیابی کنید و سریعتر تصمیم بگیرید، روند اجرای عملیات سازمان خود را با توجه به نیاز بازار و مشتریان به سادگی تغییر دهید و سیاست های کاری را در تمام شبکه کاری اعمال و مدیریت کنید.

ساماندهی فرآیندهای سازمانی، امکان کارکردن با سیستم به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت و کاربری در محیطی امن از ویژگی های اصلی ماژول های نرم افزاری برهان سیستم است که با توجه به نیاز شرکتها در حوزه های MIS ،ERP و گزارشگیری مدیریت تولید شده و به شما کمک میکند تا کار خود را به سادگی و هوشمندانه مدیریت کنید.