حسابداری انبار چیست؟
در دنیای تجارت امروز تمامی واحدهای بازرگانی، خدماتی و بنگاههای تولیدی دارای بخش بسیار با اهمیتی هستند که به آن انبار میگویند و این بخش مستلزم حسابداری انبار است. در انبار بخش زیادی از ملزومات با ارزش مجموعه نگهداری میشود تا در موقع لزوم به فروش برسند یا مورد استفاده قرار گیرند. روشهای حفظ و مراقبت از این داراییها به حسابداری انبار معروف است. در این مقاله هر آنچه که لازم است در مورد حسابداری انبار بدانید با هم بررسی خواهیم کرد.
اصطلاحات حسابداری انبار
قبل از تعریف حسابداری انبار (Store Accounting) لازم است به اصطلاحات زیر اشاره کنیم:
موجودی انبار
در حسابداری انبار هر ماده یا کالایی که به انبار وارد یا از آن خارج شود در سند یا ترازنامهی مالی ثبت میشود. در این تراز نامه سر فصلی بهنام موجودی مواد و کالا وجود دارد. منظور از موجودی مواد و کالا در حقیقت ارزش ریالی اجناس ورودی و خروجی است که در تراز نامه ثبت میشود.
انبارگردانی
منظور از انبارگردانی تعیین مقدار موجودی مواد و کالا در پایان هر دورهی مالی و مقایسه و تطبیق آن با مقادیر ریالی موجود ثبت شده در سیستم نرمافزاری مجموعه است. هدف از انبارگردانی کنترل میزان اضافه یا کسری موجودی کالا است که در صورت مشخص شدن باید اقداماتی جهت تصحیح آن انجام شود. در مقاله فرایند انبارگردانی بهطور مفصل در این مورد صحبت شده است.
دورهی مالی
به بازهی زمانی خاصی که معمولاً یک سال است و طی آن عملکرد مالی یک شرکت سنجیده میشود، دورهی مالی میگویند. در پایان دوره (عموماً در آخر هر سال) میزان سود و زیان شرکت مشخص میشود. ممکن است در بعضی شرکتها دورهی مالی سهماهه یا ششماهه باشد، اما طبق استانداردهای حسابداری انبار حداقل یک بار در سال این سنجش باید انجام گیرد.
تعریف حسابداری انبار
با توجه به اطلاعات فوق، برای تعریف حسابداری انبار میتوان گفت حسابداری انبار در حقیقت مجموعهای از کارهای حسابداری است که موجودی یک انبار را مشخص میکند. در پایان این عملیات مبلغی از موجودی انبار مشخص و این کارها همراه با انبارگردانی در مجموعهها در پایان هر دورهی مالی انجام میشود.
وظایف حسابدار انبار
حسابدار انبار مسئولیتهای کلیدی را بر عهده دارد. او در تمام مراحل تولید بهطور دقیق داراییها را ارزیابی میکند زیرا موجودی کالا پس از فروش به پول نقد تبدیل میشود. مهمترین وظیفهی حسابدار انبار بررسی اسناد خرید، انتقالی بین انبار، بهای تمام شدهی سند تولید شده و کالای صادره است. در زیر به بعضی از سایر وظایف او اشاره میشود:
- طراحی و ایجاد دفتر کل برای تنظیم گزارشها و نظارت بر تمامی معاملات مجموعه
- تهیهی گزارش موجودی و تحلیل آن بهطور منظم (و هر زمانی که لازم است)
- نظارت مستمر بر هزینهها (منظور هزینههای تهیهی مواد اولیه و تولیدات مجموعه است)
- طراحی برنامه جهت ارائهی فهرست موجودی حداقل سالی یک بار
- تشخیص اختلاف موجودی انبار در صورت سرقت یا اشتباهات
- تهیه و تنظیم گزارشها ماهانه
- بایگانی گزارش عملکرد ماههای قبل
- تسلط کامل در نحوهی کار با نرمافزارهای حسابداری انبار
هدف از حسابداری انبار و اهمیت آن
هدف از حسابداری انبار و اهمیت آن را میتوان بهطور خلاصه در موارد زیر نام برد:
تعیین ارزش کالاهای موجود در انبار
کم کردن هزینهها برای خرید و فروش بهموقع مواد و کالاها
کنترل سود و زیان
اقدام بهموقع برای سفارش مواد و کالاهای مورد نیاز و رساندن نیازمندیها جهت تولید، تعمیر و نگهداری تجهیزات در چارچوب زمانی مشخص
انواع موجودیها در انبار
باید بدانیم داراییهای یک مجموعه که معمولاً در انبار قرار میگیرند و برنامهای برای فروش آنها وجود ندارد بهعنوان دارایی ثابت بهشمار میروند و به آنها موجودی انبار گفته نمیشود. انواع موجودیهای در انبار شامل موارد زیر میشوند:
مواد اولیه یا خام
کالاهایی در جریان ساخت (محصولات نیمهتمام)
کالاهای ساخته شده
کالاهای خریداری شده جهت فروش
مواد و لوازم مورد مصرف در مجموعه (شامل ملزومات کارخانه و اداری)
قطعات یدکی لازم جهت تعمیر تجهیزات
کالاهای اسقاط شده و ضایعات مجموعه
کالاهای خارج شده از انبار بهصورت امانی ( این موجودیها قرار است پس از مدتی به انبار برگردند)
کالاهای مربوط به بستهبندی تولیدات
موجودیهای ترانزیتی در حال انتقال به خارج از انبار
موجودیهای ایمنی ( این موجودیها جهت جلوگیری از ضرر بیثباتی حاصل از عرضه و تقاضا در بعضی انبارها نگهداری میشوند)
ارزیابی موجودی انبار
هنگام تهیهی گزارشهای مالی برای محاسبهی ارزش موجودی که فروش نرفته است، از نوعی از حسابداری استفاده میشود که به آن ارزیابی موجودی انبار میگویند. اگر ارزش این موجودیها مشخص نشود، هنگام محاسبهی سود و حساب و کتاب شرکت ممکن است چالشهای بزرگی ایجاد شود.
سیستمهای ارزیابی موجودی انبار
سیستمهای متعددی برای ارزیابی موجودی انبار وجود دارند. برخی از آنها برای شرکتهای بسیار بزرگ با موجودیهای قابل شمارش و برخی برای شرکتهای کوچک با موجودیهای غیرقابل شمارش مورد استفاده قرار میگیرند. در حقیقت استفاده از سیستمهای مناسب بستگی به نوع فعالیتهای اقتصادی شرکتها و حجم پول در گردش آنها دارد. در ادامه به بررسی این سیستمها خواهیم پرداخت.
سیستم ارزیابی موجودی انبار شرکتهای بزرگ با موجودیهای قابل شمارش
راه ها و روشهای مختلفی وجود دارد که به شرکتها کمک میکند تا ترازنامه موجودی خود را مدیریت کنند. اما اساساً سه روش رایج و پرکاربرد برای ارزیابی موجودی وجود دارد:
- اولین صادره از اولین وارده FIFO
- اولین صادره از آخرین واردهLIFO
- میانگین هزینهی وزنی WAC
سیستم ارزیابی FIFO
روش ارزشیابی اولین صادره از اولین وارده (First-In-First-Out) آسان، دقیق و کاملاً منطقی است. این روش بر این فرض استوار است که محصولاتی که زودتر از عرضهکننده خریداری شده (یا تولید شدهاند) ابتدا فروخته میشوند. بنابراین، روش FIFO بهای تمام شده قدیمیترین موجودی را بر اساس فرمول COGS (هزینهي کالای فروخته شده) در نظر میگیرد.
هزينهي كالاي فروخته شده (COGS)= (فهرست موجودی اوليه + پرداختهای در طول دوره)- فهرست موجودی نهایی
اگر شرکتی از FIFO بهعنوان روش ارزشیابی موجودی اولیه استفاده میکند، باید بداند که کالاهایی که زودتر تامین شدهاند، ممکن است گاهی ارزانتر از کالاهای جدیدتر باشند. این بستگی به استراتژی قیمتگذاری تامین کننده دارد، اما معمولاً قیمتها به جای کاهش، تمایل به افزایش دارند. بنابراین، در این حالت، COGS کمتر و ارقام سود بالاتر خواهد بود که منجر به افزایش پایهی مالیاتی میشود.
علاوه بر اینکه مدیریت روش FIFO آسان و قابل درک است، به خرده فروشان کمک میکند تا مقادیر ضایعات را کاهش دهند، زیرا همیشه موجودی قدیمی را ابتدا خواهند فروخت. بههمین دلیل است که روش FIFO در بین مشاغلی که با کالاهای سریعالفساد (مانند شیر تازه، سبزیجات، گوشت، تخممرغ، میوهها و غیره)، سر و کار دارند، بسیار محبوب است.
یکی از بزرگترین و قابلتوجهترین معایب روش ارزشگذاری موجودی FIFO سطح بالای وابستگی به قیمتها است. در صورت تورم، پایهی درآمد مشمول مالیات ممکن است بهطور چشمگیری افزایش یابد و عملکرد مالی را با شکست مواجه کند.
سیستم ارزیابی LIFO
روش اولین صادره از آخرین وارده (Last-In-Last-Out) برعکس FIFO است. در این روش فرض بر این است که جدیدترین محصولات ابتدا فروخته میشوند. در روش LIFO، موجودی کالایی که ابتدا خریداری شده، در ترازنامه شرکت باقی میماند، در حالی که اقلام جدیدتر فروخته میشوند.
اگر یک شرکت از LIFO بهعنوان یک روش ارزشیابی موجودی مرجع استفاده کند، در نهایت COGS بالاتر اما شاخصهای سود و درآمد مشمول مالیات کمتری دارد. این موضوع ممکن است در موعد پرداخت مالیات، خوب بهنظر برسد اما از طرف دیگر، این امکان وجود دارد که شرکت را بهعنوان یک پیمانکار کمتر قابل اعتماد معرفی کند و شانس دریافت سرمایه از سرمایهگذار یا اعتبار را کاهش دهد.
سیستم ارزیابی WAC
در روش ارزیابی موجودی میانگین هزینهی وزنی (Weighted Average Cost) یک خرده فروش با تقسیم COGS بر تعداد اقلام موجود، میانگین وزنی را تخمین میزند. بنابراین، خردهفروش میتواند تصویر واقعی موجودی و میانگینی بین جدیدترین و قدیمیترین محصولات را در دسترس داشته باشد،
روش ارزیابی موجودی WAC اساسی و ساده است و گاهی اوقات بهعنوان نقطهی آغاز برای کسبوکار خردهفروشی از آن یاد میشود. محاسبات در این روش آسان است و نیازی به سرمایهگذاری زمان و پول در سیستمهای پیچیدهی حسابداری و ردیابی سوابق وجود ندارد.
دقت داشته باشید که اگر از روش ارزیابی WAC استفاده کنید و محصولات شما به دستههای قیمتی مختلفی تعلق دارند، ممکن است با در نظر گرفتن میانگین قیمت به عنوان نقطهی مرجع و در نظر نگرفتن تفاوت بین کالاهای گران و ارزان، متضرر شوید.
سیستم ارزیابی موجودی انبار شرکتهای کوچک با موجودیهای غیرقابل شمارش
اگر موجودیها قابل شمارش نباشند، محاسبات سیستمهای ارزیابی بهصورت آنچه در بالا بیان شد، امکانپذیر نیست در نتیجه ارزیابی موجودی انبار به دو روش زیر انجام خواهد شد:
روش ارزیابی درصد سود ناویژه
سود ناویژه در حقیقت مازاد درآمد فروش بر بهای تمام شدهی کالای فروخته شده بر اساس درصد است. از آنجا که این سیستم ارزیابی موجودی انبار، تخمینی است معمولاً برای مواقعی استفاده میشود که موجودی کالاها بر اثر حادثهای از بین رفته باشند. البته از این روش برای تهیهی گزارشهای میاندورهای هم استفاده میشود.
روش ارزیابی خردهفروشی
روش ارزیابی انبار خردهفروشی یک روش حسابداری انبار است که برای برآورد ارزش کالای یک فروشگاه استفاده میشود. روش خردهفروشی با اندازهگیری هزینهی موجودی نسبت به قیمت کالا، مانده موجودی نهایی را برای یک فروشگاه فراهم میکند.
کنترل داشتن بر موجودی یک گام مهم در مدیریت یک کسبوکار موفق است. این روش به شما امکان میدهد تا فروش خود را درک کنید و بدانید چه زمانی باید موجودی بیشتری سفارش دهید. همچنین در این روش شما متوجه خواهید شد که چگونه هزینهی موجودی خود را مدیریت کنید و خواهید دانست که چه مقدار از موجودی شما به دست مصرف کنندگان خواهد رسید.
روش ارزیابی خردهفروشی تنها زمانی باید مورد استفاده قرار گیرد که رابطهی روشنی مابین قیمتی که کالا از یک عمدهفروش خریداری میشود و قیمتی که به مشتریان فروخته میشود، وجود داشته باشد. بهعنوان مثال، اگر یک فروشگاه پوشاک برای هر کالایی که میفروشد، 100 درصد قیمت عمدهفروشی در نظر بگیرد، میتواند بهطور دقیق از روش ارزیابی خردهفروشی استفاده کند، اما اگر برخی اقلام را 20 درصد، برخی 35 درصد و برخی را 67 در نظر بگیرد، اعمال این روش میتواند دشوار باشد.
روش ارزیابی خردهفروشی فقط تقریبی از ارزش موجودی را ارائه میدهد، زیرا برخی از اقلام در یک فروشگاه به احتمال زیاد دزدیده یا شکسته خواهند شد. برای فروشگاههای خردهفروشی مهم است که ارزیابی فیزیکی موجودی را بهصورت دورهای انجام دهند تا از صحت برآورد موجودی، اطمینان حاصل کنند.
سیستم ارزیابی موجودی انبار شرکتهای کوچک با موجودیهای قابل شمارش
از سیستمهای ارزیابی موجودی انبار مختص شرکتهای کوچکی که موجودیهای قابل شمارش دارند میتوان به دو روش زیر اشاره کرد:
سیستم ثبت ادواری
در این سیستم در طول دورهی مالی گزارشی ثبت نمیشود و فقط در پایان این دوره، موجودی کالا پس از شمارش و ارزشگذاری ثبت میشود. از ویژگیهای این سیستم آن است که معمولاً سوابق ثبت نمیشود و این نوع سیستم مناسب فروشگاههای سنتی کوچک است و با وجود هزینهی بالایی که دارد روش دقیقی نیست.
سیستم ثبت دائمی
در سیستم ثبت دائمی در هر لحظه، خرید و فروش در حساب موجودیها ثبت میشود و از آنجا که دائماً این اتفاق میافتد، ماندهی موجودی در هر زمان مشخص است. به این ترتیب سوابق و مدارک موجودیها هم بهصورت مستمر بایگانی و نگهداری خواهد شد.
روشهای مختلف ریالی کردن اسناد انبار
مهمترین روشهای ریالی کردن اسناد انبار در ارزیابی موجودی شامل موارد زیر میشوند:
- روش FIFO
- روشLIFO
- روش WAC
- روش شناسایی ویژه (Specific identification)
سه روش اول را در بالا بهطور کامل مورد بررسی قرار دادیم اما در مورد شناسایی ویژه میتوان اینگونه بیان کنیم که این روش در زمانی که تعداد و تنوع کالاها کم ولی ارزش آنها زیاد است (مانند خرید و فروش طلا) مورد استفاده قرار میگیرد. در این روش تعداد کالای باقیمانده از هر نوع را در قیمت واحد آن ضرب کرده تا قیمت کل همان نوع کالا بهدست بیاید. سپس مجموع قیمت تمام کالاهای باقیمانده در پایان دوره محاسبه میشود.
کلام آخر
این روزها نرم افزارهای حسابداری بسیار مناسبی به بازار آمدهاند که توسط آنها میتوانید در هر زمان که بخواهید از میزان موجودی انبار گزارش دقیق تهیه کنید. با نرم افزار انبار و نرم افزارهای زیر مجموعه آن میتوان ردیابی محصولات را در تمامی خطوط تولید توسط مانیتور امکانپذیر کرد. آنها همچنین قادرند بهموقع جهت بررسی دقیقتر به حسابدار انبار هشدار دهند. در حقیقت با جادوی علم و فنآوری در تهیهی گزارش بسیار دقیق، کنترل دقیق گردش موجودی، صرفهجویی در زمان و رسیدن به خطای صفر مهیا شده است.
مقالات مرتبط
درباه ما:
شرکت دانش بنیان برهان سیستم پاسارگاد فعالیت خود را از سال ۱۳۸۸ با عرضه نرم افزاری مالی و مدیریتی آغاز کرد. هسته اصلی برهان گروهی از کارشناسان حوزه مالی و نرم افزاری است که حاصل تجارب خود در شرکت ها و پروژه های متفاوت را در برهان گرد آوردند.
این شرکت دارای رتبه 1 از شورای عالی انفورماتیک، مجوز فعالیت از سازمان نظام صنفی رایانه ای استان تهران و دارای گواهینامه ISO 9001:2015 میباشد.
محصولات برهان
لینک های مفید
تماس با ما
خیابان ملاصدرا، خیابان شیرازی شمالی، بن بست کاج، پلاک 8، ساختمان برهان سیستم پاسارگاد
ساعت کاری شرکت:
شنبه الی چهارشنبه : 17:20 – 8:30
پنجشنبه : 13:30- 8:30
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.