تعریف ERP
همانطور که در مقاله ERP چیست؟ به آن اشاره کردیم ERP مخفف Enterprise Resource Planning به معنای «برنامه ریزی منابع سازمانی» است. ERP به سیستمی اشاره دارد که برای مدیریت و ادغام بخشهای اساسی و مختلف کسبوکارها مورد استفاده قرار میگیرد. در واقع بسیاری از برنامههای کاربردی مشاغل، تحت سیستم ERP فعالیت میکنند تا برنامهریزی منابع همه ی فرآیندهای مورد نیاز بهصورت یکپارچه پیادهسازی شود.
سیستم برنامهریزی منابع سازمانی نقش یک چسب یا رابط را بازی میکند تا سیستمهای کامپیوتری مختلف در یک سازمان بزرگ را به همدیگر متصل کند. این یکپارچهسازی باعث بهینهسازی عملکرد و افزایش راندمان هر بخش خواهد شد. اگرچه با این سیستم ها هر بخش از سازمان وظایف و سیستم جداگانه خود را دارند، اما همهی سیستمها با همدیگر از طریق یک برنامهی رابط قابل دسترسی و مدیریت هستند.
همچنین برنامههای کاربردی تحت سیستم ERP به بخشهای مختلف اجازه میدهند تا راحتتر با دیگر اعضای سازمان ارتباط برقرار کنند و بتوانند بهراحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارند. در نتیجه اطلاعات مربوط به وضعیت های مختلف فعالیت ها در هر بخش، جمعآوری و به بخشهای دیگر ارجاع داده میشوند. سپس همهی این اطلاعات در یک پایگاه یکپارچهسازی میشوند تا خروجی عملکردهای بخش مختلف مورد بازبینی، مدیریت و نتیجهگیری قرار گرفته شوند.
نحوه عملکرد ERP
اصطلاح سیستم ERP اولین بار در دهه 1990 توسط گروه گارتنر (Gartner Group) مورد استفاده قرار گرفت، در آن زمان تولیدکنندگان از این روش برای مدیریت، ردیابی و کنترل موجودی خود استفاده میکردند. این سیستم در طول چندین دهه تغییرات فراوانی یافت تا بتواند فرآیندهای مختلف را مدیریت کند. بنابراین اولین ERPهای واقعی در دهه 1990 مورد استفاده قرار میگرفتند که عملکردشان فراتر از کنترل موجودی اولیه و حذف فرآیندهای تکراری بود.
این سیستم میتواند عملکردهای گستردهتر مانند حسابداری، امور مالی و بخش فروش را نیز کنترل کند. ERP طی سالها از مدلهای نرمافزار سنتی، که شامل سیستمهای ورود دستی و سرورهای فیزیکی بودند به نرمافزار مبتنی بر وب و فضای ابری با دسترسی از راه دور تکامل یافتند.
سیستم ERP توسط شرکت ارائهدهنده تولید و نگهداری میشود و شرکتهای مختلف بهعنوان مشتری، خدمات آنان را خریداری میکنند. کسبوکارها سیستمی را انتخاب میکنند که با نوع حرفهشان مطابقت داشته باشد. سپس، شرکت میزبان (ارائهدهنده) سیستم را روی سروری که مشتری خریداری کرده، بارگذاری میکند و در نتیجه فرآیند ادغام دادهها در سیستم مشتری شروع میشود.
هنگامی که همهی بخشها به سیستم متصل میشوند، تمام دادهها در یک سرور واحد جمعآوری و به سرعت در دسترس کسانی که مجوز استفاده از آن را دارند، قرار میگیرد. در نتیجه، گزارش عملکردهای گوناگون با استفاده از معیارهای درخواستی مانند نمودار، تصویر و… به سازمان یا مدیر مربوط ارائه میشود.
در دنیای واقعی، این بدان معنی است که کارمندان دو بخش مختلف، میتوانند هر دو، از یک مجموعه با دادههای دقیق کار کنند و اطلاعات مربوطه را که برای انجام کارهای موثرتر نیاز دارند، از سیستم استخراج کنند.
مزایای اصلی سیستم های ERP برای کسب و کارها
بهطورکلی مزایای اصلی سیستم های ERP برای کسب و کارها شامل صرفهجویی در هزینه، بهینهسازی منابع، کاهش کارهای دستی و تکراری و به حداقل رساندن خطاهای انسانی است. این در حالی است که استفاده از سیستم ERP عملکردها و فرآیندهای گستردهای مانند بخش مالی، منابع انسانی، انبارداری، تولید، ارتباط با مشتری، مدیریت سفارش، بازاریابی، فروش، مدیریت پروژه و موارد دیگر را پشتیبانی میکند.
همچنین سیستمهای ERP امروزی، فرآیندها را با ارائه راهحلهای بهروز برای ارتباط مؤثر با شرکای خارج از سازمان از جمله مشتریان، تامینکنندگان، شرکتها، مؤسسات مالی و دیگران گسترش میدهند.
از دیگر مزایای سیستم ERP میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
ویژگی های سیستم ERP
همانطور که پیشتر اشاره کردیم سیستم ERP با پیوند دادن اطلاعات مربوط به بخشهای مختلف مانند تولید، امور مالی، توزیع، منابع انسانی و… باعث بهینهسازی فرآیندهای مختلف میشود. از آنجایی که نرم افزارهای ERP قابلیت اتصال و استفاده برای فناوریهای مختلف در هر بخش از یک کسبوکار را دارد، در نتیجه میتواند عملکردهای تکراری پرهزینه مانند حسابهای پرداختی، سیستمهای کنترل سهام، سیستمهای نظارت بر سفارش، پایگاه داده مشتریان را حذف و در یک سیستم منسجم و یکپارچه سازی کند. اگرچه ویژگی های سیستم ERP بسیار گسترده است اما در اینجا به 5 ویژگی بارز آن اشاره میکنیم:
- سیستم ERP تمام دادههای مالی از جمله حسابهای دریافتی و پرداختی، دفتر کل هزینهها، بودجههای کسر شده، پیشبینی سود و… را پیگیری میکند. این ویژگی باعث میشود تا گزارشی کامل از جریان نقدی، کاهش هزینهها، افزایش سود و اطمینان از پرداخت به موقع تمام صورتحسابها را داشته باشید. همچنین پیچیدگیهای روزافزون کسبوکارهایی که نیاز به یک سیستم واحد برای مدیریت تمام تراکنشهای مالی و حسابداری بهویژه برای چندین خط تولید یا واحد تجاری را دارند، هموار میسازد.
- سیستم ERP تمام وظایف مربوط به منابع انسانی هر سازمانی را پیگیری و مدیریت میکند. این ویژگی باعث میشود تا وظایف متعددی مانند پیگیری حضور و غیاب، تصمیمگیری در مورد ساعات کاری، مرخصی، پرداخت حقوق و… را بهطور دقیق و کامل انجام گیرد.
- یکی دیگر از ویژگی های سیستم ERP برنامهریزی برای تولیدات، دریافت سفارش و تحویل محصولات به مشتریان است. با این ویژگی، سیستم باعث میشود تا گزارشی مربوط به اینکه آیا سازمان به سطح و هدف موردنظر خود میرسد یا نه، ارائه دهد. علاوه بر این ویژگیهای مفید شامل برنامهریزی تولید، ورود سفارش، پردازش آن، مدیریت انبار و… نیز میشود.
- یکی دیگر از ویژگیهای بارز ERP مدیریت زنجیره تامین (SCM) است. این ویژگی باعث میشود تا برنامهریزی، تهیه مواد اولیه، تبدیل این مواد به محصولات نهایی، توزیع و… از طریق زنجیرهی تأمین بهطور مستقل انجام شود.
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ویژگی دیگری است که سیستم ERP در اختیار کسبوکارها قرار میدهد. این فرآیند با استفاده از تجزیه و تحلیل اطلاعات مشتریان و مخاطبان انجام میگیرد. از اینرو سیستم ERP باعث میشود تا اطلاعات دقیقی در مورد مشخصات شخصی، تاریخچه کلی خرید و حتی الگوهای رفتاری در هنگام خرید مشتریان را بهدست بیاورید و براساس آن پیشنهادهای مؤثر به مخاطبان خود بدهید.
دلایل خرید سیستم ERP
بسیاری از کسبوکارهای در حال رشد اهمیت سرمایهگذاری در فناوری ERP را نادیده میگیرند. در واقع بیشتر مشاغل بهجای استفاده از نرمافزارهای بهروز ERP ترجیح میدهند که از همان راهحلهای حسابداری یا تلفیقی استفاده کنند.
اصلیترین دلیل استفاده از سیستم برنامهریزی منابع سازمانی، حیاتی بودن عملکرد آن است. زیرا این سیستم به هستهی اصلی مشاغل اجازه میدهد تا جریانی کاملاً یکپارچه در زمینهی اطلاعات و عملکردهای مختلف داشته باشند. همچنین سیستم ERP به سادهسازی فرآیندهای تجاری و بهبود عملکرد کلی کسبوکارها کمک میکند و میتواند جهت اتوماتیکسازی بسیاری از عملکردهای مشاغل نیز مورد استفاده قرار گیرند.
علاوه بر این، عملکردهای مبتنی بر ERP که در طول سالها تکامل یافته و امروزه بسیاری از برنامههای آن مبتنی بر وب است، باعث میشود تا کاربران بتوانند از راه دور فرآیندهای مختلف را کنترل و مدیریت کنند. همچنین کسبوکارهای مبتنی بر فناوری جدید و مدرن مانند اینترنت اشیاء (IOT)، هوش مصنوعی، واقعیت افزوده و غیره در هر اندازه میتوانند از خدمات سیستم ERP بهرهمند شوند.
چگونه یک سیستم ERP خوب و مناسب انتخاب کنیم؟
در بازار امروزی همهی کسبوکارها با هر اندازه و نیازی، مستلزم به داشتن یک سیستم ERP هستند. با اینحال تنوع گسترده ای از برنامه های تحت ERP باعث میشود که مشاغل در انتخاب و خرید سیستم ERP خوب دچار سردرگمی شوند، همانطور که یک انتخاب اشتباه نیز میتواند عملکردی بی فایده در فرآیندها در پیش داشته باشد.
این در حالی است که با وجود گزینههای بسیار زیاد ERP در بازار امروز، برخی از شرکتها احساس میکنند که هر نرمافزاری میتواند جایگزین یک سیستم ERP خوب باشد و عملکردهای مختلف سازمانشان را انجام دهد، اما گزارشاتی که از این خرابی ها که داده میشود، ثابت میکند که این طرز تفکر اشتباه است. علاوه بر این، از با اینکه ERP مزایای رقابتیِ کلیدی را برای هر کسبوکاری فراهم میکند، خرید سیستم ERP به آن آسانی و سادگی که به نظر میرسد نیست. برای انتخاب یک سیستم ERP خوب میتوانید:
نتیجه گیری
امروزه بسیاری از شرکت ها برای انتخاب یک راهکار ERP مناسب دچار شک و تردید میشوند، چون انتخاب ERP مناسب ملزم به داشتن ویژگی هایی است که هیچکدام از اطلاعات و دسترسی ها مخدوش نشود. برهان سیستم پاسارگاد با ضمن رعایت تمامی استانداردها در تولید و ارائه راهکارهای ERP مناسب امروزه مشتری های بسیاری را جذب کرده که با رضایت بالا از این سیستم ها استفاده میکنند. در بخش راهکارهای صنایع میتوانید اطلاعات بیشتری در این زمینه در صنایع مختلف کسب کنید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.