اسناد حسابداری باید طبق قانون یا مقررات برای مدت معینی نگهداری شوند. عدم نگهداری دقیق و کامل اسناد حسابداری می تواند منجر به عواقب حقوقی و مالی از جمله جریمه، عدم پاسخگویی به مراجع ذیصلاح و آسیب به شهرت میشود.
به طور کلی، اسناد حسابداری نقش مهمی در تضمین شفافیت، پاسخگویی و انطباق در گزارشگری مالی ایفا میکنند و برای مدیریت و حکمرانی مؤثر کسبوکارها و سازمانها حیاتی هستند. هر شرکتی یک حسابدار استخدام می کند که بتواند چنین سند هایی را برای اهداف حسابداری تهیه کند برای هر کسب وکاری ردیابی تمام درآمدها و هزینهها و اطمینان از مطابقتهای قانونی بسیار ضروری هستند علیرغم در دسترس بودن سیستم های یکپارچه حسابداری، واحد های حسابداری همچنان به فرآیندهای دستی متکی هستند. حسابداران ساعتها را صرف وارد کردن اطلاعات به صورت دستی برای تهیه گزارش های مالی می کنند.
با سرعت بخشیدن به تغییرات دیجیتالی همهگیر، اتوماسیون مالی حتی برای شرکت های کوچک حیاتی شده است. سیستمهای قدیمی و فرآیندهای دستی کیفیت کار تیمهای حسابداری را کاهش میدهند و صدور گزارشهای مالی در کوتاهمدت را چالشبرانگیز میکنند. در حالی که رهبران شرکت برای اتخاذ سریع تصمیمات استراتژیک به اطلاعات مدیریتی قابل اعتماد و در لحظه نیاز دارند.
شرکتها همچنان در تلاش هستند تا زمینه را برای تیمهای چابک و بدون بهرهمندی از استفاده سیستمهای یکپارچه فراهم کنند که در صورت امکان، اطلاعات را از هر کجا ارائه دهند اما سرعت ورود دستی داده ها بسیار آهسته است و تیم های مالی را با چالشهای جدی مواجه میکند در حالی که یکپارچهسازی و اتوماسیون حسابداری بسیار اهمیت دارد تا بتوانیم گزارش و اطلاعات درست و به موقع از فرآیندهای کسب و کار در تصمیمات تجاری داشته باشیم.
بهترین شیوه ها برای خودکارسازی ورود داده ها
- تبدیل اتوماسیون مالی به یک اولویت استراتژیک
اتوماسیون مالی باید به تصویر بزرگتر نگاه کند تا فضا را برای یکپارچگی بیشتر باز کند و نگاه وظیفه ثبت دستی داده در عملکرد حسابداری حذف شود. زمانی که رهبران کسب و کار آن را به عنوان یک استراتژی تجاری در نظر بگیرند، اتوماسیون به احتمال زیاد موفق خواهد شد.
مرحله اول در استقرار اتوماسیون این است که با اتوماسیون ورود داده ها مانند هر سرمایه گذاری تجاری رفتار کنید ایجاد یک نقشه راه یک رویکرد منسجم برای تحول دیجیتال را تضمین می کند و سرمایه گذاری های غیر ضروری در ویژگی های سفارشی یا برنامه های شخص ثالث را کاهش می دهد.
اهداف کسبوکار را برای ابتکار تحول اتوماسیون مالی تعریف کنید، فرآیندها و جریانهای کاری موجود را درک کنید، پیشرفت را پیگیری کنید، و مبنایی برای اندازهگیری موفقیت ایجاد کنید
- ورود دستی داده ها را حذف کنید
ورود خودکار دادههای حسابداری زمانی که بر روی عملکردهایی که بر گزارشها تأثیر میگذارند، سود بیشتری ایجاد میکند مانند گزارش از صورتحسابهای مشتریان، وضعیت نقدینگی و موجودی کالاها
با ورود به بکارگیری انواع تکنولوژیها و استفاده اینترنت در کسب وکارها ، فرآیندهای ورود دادههای حسابداری دستی هم دچار تحول جدی شده و مجبورند تحولات نوین را بکار بگیرند. شرکتها دریافتند که هنگام کار از راه دور، حسابداری دستی بسته، مدیریت حسابهای دریافتنی و پرداختنی میتواند سخت و گاهی غیرممکن باشد. حتی با تسهیل مقررات، سیستمهای قدیمی شرکتها را عقب نگه میدارند. شرکت هایی که به دنبال اتوماسیون مالی ورود داده ها در حسابداری هستند باید در زمینه های زیر پیشرفت هایی را در نظر بگیرند.
دفتر کل
پردازش مالی و تطبیق دفتر کل عملکردهایی بسیار خودکار هستند. ثبت خودکار داده های حسابداری برای تطبیق ها، تخصیص ها و محاسبات تکراری، ضمن صرفه جویی در زمان، خطاها را کاهش می دهد.
به فرصت های یکپارچه سازی مانند سیستم یکپارچه برهان برای کاهش ورود دستی داده ها به سیستم حسابداری خود نگاه کنید. برای مثال، شرکتهایی که از مدیریت هزینهها در هنگام استفاده از برهان سیستم استفاده میکنند، میتوانند ورود دادههای حسابداری را از طریق ادغام کاهش دهند تا ورود دستی دادهها را حذف کنند.
بررسی و کنترلهای مجدد در اتوماسیون مالی، فرآیند آماده سازی گزارش های مالی را کاهش می دهد و به تیم های مالی اجازه میدهد زمان بیشتری برای بررسی رویدادها و وقایع مالی داشته باشند.
حساب های پرداختنی
اتوماسیون صدور اسناد مالی میتواند مرتبسازی و دستهبندی صورتحسابها، وارد کردن اطلاعات از صورتحسابها، تأیید گردش کار، کدگذاری و طبقهبندی تراکنشها را بر عهده بگیرد و باعث افزایش کارایی شوند و کلید موفقیت بخش در حسابهای پرداختنی باشند اتوماسیون همچنین باعث کاهش هزینه و زمان می شود.
حساب های دریافتنی
تأخیر در فرآیندهای حسابهای دریافتنی، جمع آوری وجوه نقد را دشوارتر می کند. ابزارهای بالقوه برای اتوماسیون فروش شامل صورتحساب الکترونیکی، تطبیق، صدور اسناد حسابداری خودکار و تأیید است.فروش اعتباری، که بر مبنای دریافت وجه و فروش کالا و سقف اعتبار مشتری کار می کند، یکی دیگر از مزایای خودکارسازی فرآیندها و صدور اسناد حسابداری است.
-
برنامهریزی و ساده کردن گردش کار
ورود خودکار داده های حسابداری باید با جریان های کاری موجود مطابقت داشته باشد. قبل از تصمیم گیری برای خودکارسازی، فرآیندهای فعلی باید بررسی شود به عنوان مثال، شرکتی که به دلیل تنگناها در گردش کار تأیید فاکتور در تلاش برای پرداخت به موقع و پیگیری فاکتورها است، ممکن است فرآیند حسابداری را خودکار کند حتی با نرمافزار حسابداری به ظاهر مدرن، شرکتها ممکن است همچنان از تیمهای مالی بخواهند که زمان قابل توجهی را صرف تعقیب صورتحسابها یا پرداخت به تامینکنندگان به دلیل نداشتن ویژگیهای پردازش فاکتورها باشد صرف کنند.
بدون برنامهریزی گردش کار، رهبران کسب وکار ممکن است اشتباه فکر کنند که مشکل سیستم حسابداری است. اگر سیستم یکپارچه جدید فاقد ویژگیهای پردازش و پیگیری فرآیندهای مورد نیاز شرکت باشد، مشکل همچنان ادامه خواهد داشت.
با سیستم های مجهز به فناوری، فاکتورها را می توان سریعتر پردازش و پرداخت کرد. در هر زمانی، تیمهای مالی میتوانند وضعیت فاکتور را بهروزرسانی کنند و در عین حال زمان بیشتری را به وظایف سطح بالاتری مانند روابط تأمینکننده، به حداکثر رساندن نرخ جذب برای تخفیفهای پرداخت اولیه و گرفتن تراکنشهای غیرعادی اختصاص دهند.
-
شناسایی مناطق برای اتوماسیون
یک مطالعه در مک کینزی نشان می دهد که 42٪ از فعالیت های مالی کاملاً خودکار هستند. یک فناوری، اتوماسیون فرآیند روباتیک یا RPA، شرکت ها می توانند حدود یک سوم عملکردهای مالی را خودکار کنند. ابزارهایی که برای پردازش دادهها بر اساس قوانین سفارشیسازی شده و یادگیری از ورودیهای انسانی برنامهریزی شدهاند، میتوانند وظایف تکرارپذیر را انجام دهند.
RPA زمانی را برای صرف دوباره کاری غیرقابل اجتناب در بخش های حسابداری که حدود 30 درصد از زمان کلی یک کارمند را میگیرد حذف می کند. در یک سال، گارتنر بر اساس 25000 ساعت صرفه جویی شده با پذیرش RPA، کل صرفه جویی در هزینه را تا 878000 دلار تخمین می زند.
RPA، AI و سایر فناوریهای نوظهور فرصتهای زیادی را برای استفاده از نرمافزار اتوماسیون مالی دادهها در عملکرد مالی ایجاد میکنند. با این حال، شرکت ها باید اولویت بندی کنند که کدام مناطق باید ابتدا خودکار شوند.
-
راه حل های مبتنی بر کاربر را بپذیرید
یکپارچه سازی ممکن است در همه صنایع متفاوت باشد، اما به طور کامل جایگزین افراد واقعی در محل کار نخواهد شد. وجود انسان در راهاندازی یک کسب و کار ضروری است و اینکه آیا اتوماسیون ROI مثبت ایجاد می کند به نیروی کار شما بستگی دارد.
در حالی که نرمافزار ثبت خودکار دادهها میتواند 98 درصد از وظایف را که توسط کارمندان حسابداری و حسابرسی انجام میشود، انجام دهد، کارمندانی که این نقشها را انجام میدهند میتوانند به موقعیتهای جدید منتقل شوند.
یک مطالعه PWC بیشتر نشان می دهد که تحول دیجیتال ممکن است رویکردی مبتنی بر فناوری داشته باشد، اما ابتدا با نیروی انسانی شروع می شود.
-
رفع شکاف های مهارتی
سازمانهایی که با موفقیت تلاشهای اتوماسیون را ایجاد میکنند، شکافهای مهارتی را برطرف میکنند. شرکت ها باید نه تنها در نرم افزار اتوماسیون بلکه روی افراد نیز سرمایه گذاری کنند.
آموزش کارکنان و ایجاد قابلیت در ساخت تیمهای توانمند فناوری بسیار مهم است. برنامه های مهارت آموزی و ارتقاء مهارت مالی از نوآوری و رشد در سراسر سازمان حمایت می کند. یک مطالعه همچنین نشان میدهد که نرخ گردش مالی در سازمانهایی که برای ارتقای مهارت نیروی کار سرمایهگذاری میکنند، ۲۷ درصد کمتر است .
- همکاری بین عملکردی را فعال کنید
اغلب شرکت ها از برنامههای مختلفی برای بخش های مختلف برای تکمیل فرآیندهای موجود استفاده می کنند. منابع انسانی، بازاریابی و امور مالی ممکن است همه خودکار باشند، اما این فناوری ممکن است در هر بخش متفاوت باشد. درگیر کردن کل تجارت هنگام برنامهریزی اتوماسیون ورود داده ها برای حذف فرآیندهای فراگیر و تلاش های تکراری بسیار مهم است.
موفقیت تلاشهای اتوماسیون مالی به پذیرش فناوریهای جدید توسط کارکنان بستگی دارد. ایجاد بهره وری بهتر از طریق اتوماسیون همیشه به تلاش انسانی نیاز دارد و برقراری ارتباط و همکاری ضروری است.
راهکارهای یکپارچه نرم افزاری را اجرایی کنید تا پرسنل بتوانند با آنها سازگار شوند به کارگیری ابزارهای کاربرپسند موجود به عنوان یک برنامه نرم افزاری که دسترسی به تمام دادههای مرتبط را فراهم میکند، در نظر بگیرید. اکثر شرکتها قبلاً دادهها را در چندین مکان مانند ایمیل، یک درایو مشترک یا یک پیام فوری ذخیره میکنند از اتوماسیون مالی برای از بین بردن بانکهای اطلاعاتی نامرتبط استفاده کنید و ذخیره مرکزی داده را برای تمام اطلاعات مرتبط فراهم کنید.
- تمرکز بر یکپارچگی
ادغام ابزارهای موجود و هماهنگی نزدیک برای آسان کردن مقیاس برنامه های اتوماسیون مالی بسیار مهم است. یک مطالعه مک کینزی نشان داد که 49 درصد از سازمانهای بزرگی که اتوماسیون را با موفقیت به کار گرفتند، هماهنگی بین واحدها و عملکردهای تجاری را گزارش کردند.
هماهنگی تلاشهای اتوماسیون بین فروشندگان برای فعال کردن یکپارچگی مهم است. با انتقال کارکنان از یک سیستم به سیستم دیگر، احتمال ارتکاب خطا افزایش می یابد بنابراین داشتن سیستمی برای انتقال و اعتبارسنجی اطلاعات بدون دخالت انسان منجر به دقت بالاتر داده ها می شود.
راه حل مناسب اتوماسیون مالی
دریافت اطلاعات رویدادها و وقایعی که در سایر ماژولها مانند انبار، فروش، خزانهداری، حقوق و … توسط حسابداری باید بصورت خودکار انجام شود و توجه به اینکه سایر ماژولها بطور خودکار وظائف خود را انجام میدهند ارسال اسناد به ماژول حسابداری باعث اتوماسیو مالی میشود در اتوماسیون مالی ورود اطلاعات فرآیندها چه شرکت بزرگ یا کوچک باشند، بهبود می بخشد. در حالی که 65 درصد از شرکت ها در مقایسه با 55 درصد از شرکت های بزرگ که این کار را انجام می دهند، موفقیت خود را با اتوماسیون گزارش می دهند، در موفقیت مشابه هستند
اتوماسیون را با در نظر گرفتن کل سازمان برنامه ریزی کنید و آن را به یک اولویت استراتژیک تبدیل کنید، روی افراد سرمایه گذاری کنید و به اتوماسیون به عنوان یک تلاش مشترک برای دستیابی به بازده مثبت از تلاش های دیجیتالی نگاه کنید. مانند هر فناوری جدید دیگری انتظار چالشها را داشته باشید و برای مشکلات احتمالی آماده شوید. اما وقتی به درستی انجام شود، میتوانید ورود دستی دادهها را کاهش دهید، بهبود در ارائه گزارشها تجربه کنید، و بینشهای تجاری مهمی برای بهبود تصمیمگیریها برسید.
با راهکارهای یکپارچه erp ایرانی برهان سیستم پاسارگاد اتوماسیون ورود دادههای حسابداری با ابتکار دیجیتالی سازی کلی شما مطابقت دارد و فرصت هایی را برای اتوماسیون مالی بیشتر فراهم می کند تا کسب و کار شما بتواند از نظر صرفه جویی در هزینه، کارایی عملیاتی و رضایت کارکنان مزیت رقابتی کسب نماید.
مقالات مرتبط:
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.