دفتر کل حسابداری :
دفتر کل حسابداری بخشی از سیستم حسابداری است که جهت تهیه صورت های مالی (در نرم افزار صورت های مالی ) و ترازنامه به وجود آمده است . دفتر کل جهت ثبت عملیات ( که از دیدگاه علم حسابداری دارای بار مالی است) با فواصل بیشتری نسبت به فاصله ثبت رویدادها در دفتر روزنامه ایجاد شده و به عنوان نمونه : حساب موجودی نقد (وجوه نقد) در یک سرفصل و از صفحه ۱ تا صفحه … نوشته شدهاست و ترتیب نگارش حسابها در دفتر نیز به همان ترتیبی است که حسابها در ترازنامه قرار میگیرند.
پس از ثبت اطلاعات مندرج در اسناد و مدارک مربوط به هر معامله در دفتر روزنامه هر مبلغ مندرج در ستون بدهکار دفتر روزنامه به طرف بدهکار یک حساب دفتر کل و هر مبلغ مندرج در ستون بستانکار دفتر روزنامه به طرف بستانکار یک حساب دفتر کل انتقال مییابد.
در عمل موسسات به جای حسابهای T از فرم چاپی حساب استفاده میکنند، معمولا دفاتر حاوی فرمهای چاپ شده حساب وجود دارد که در اصطلاح به آن دفتر کل میگویند.
مجموعه حسابها را میتوان خارج از دفتر کل به شکل کارت یا اوراق آزاد نگهداری کرد که در حکم دفتر کل است، بنابراین مجموع حسابهای دفتر کل به ترتیبی که در صورتهای مالی منعکس میشود، دفتر کل را تشکیل میدهد.
برای شناسایی حسابها به هر حساب دفتر کل شماره اختصاص مییابد، بدین منظور حسابهای مشابه و متناجنس گروه بندی میشود.
دفتر كل عبارتست از دفتري كه حسابها پس از طبقه بندي، به طور جداگانه در آن نگهداري مي شوند. اين حسابها ممكن است بصورت صفحات يك دفتر و يا به صورت كارتها و اوراق آزاد باشد. البته طبق قانون تجارت ايران، استفاده از كارت به عنوان دفتر كل، مجاز نيست.
روش ثبت و نوشتن دفتر کل
دقت کنید اگر بخواهیم به صورت ساده دفتر کل را شرح دهیم باید بگوییم دفتر کل دفتری است که هر صفحه آن را به یک حساب اختصاص می دهیم و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می کنیم یعنی مشخص می کنیم حساب مربوطه در چه تاریخی بدهکار شده و در چه تاریخی بستانکار گردیده و مانده نهایی آن چه مبلغی است. بنابراین اصولا یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و ستون بعد ستون بستانکار حساب می باشد و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان می دهد. ( لازم به توضیح است پس از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که رویداد مالی اتفاق افتاده ثبت شده است نوشته خواهد شد ).
متداولترین فرم حسابهای دفتر کل به چه صورت است؟
متداولترین فرم حسابهای دفتر کل، در حقیقت همان فرم تی ( T ) است که هریک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شدهاست و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم میشود دارای ۷ ستون :شماره ثبت در دفتر روزنامه، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار، تشخیص و مانده است:
باید توجه داشت که نقل اعداد از دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل به منظور طبقه بندی فعالیتهای مالی میباشد.
نکات قانونی دفتر کل حسابداری
تفاوت دفتر قانونی کل و دفتر قانونی روزنامه چیست؟
دفاتر قانونی کل روزنامه: بعد از ثبت شرکت توسط اداره ثبت شرکت ها باید هر ساله دو دفتر تحت عنوان دفاتر کل و روزنامه جهت ثبت نگارشی رویداد های مالی تهیه شود. این تعداد صفحات این دفاتر (چند برگی) که بر طبق نیاز مجموعه توسط پست درخواست داده شده و توسط سازمان ثبت شرکت ها تنظیم و برای مجموعه ارسال میگردد در سال اول در همان سال و در سال های آتی باید در سال قبل این درخواست صادر شود.
این دفاتر یکی از مبناهای سازمان دارایی کل کشور جهت رسیدگی مالیاتی مودیان و تعیین مالیات مجموعه میباشد که البته نوع نگارش آن نیز حائز اهمیت است. دفتر کل معمولا سرجمع گردش حسابها و دفتر روزنامه معمولا ریز گردش حسابهای مجموعه را شامل می شود.
به این دفاتر، دفاتر قانونی مالیاتی میگویند که به همراه دسته فاکتور، روکش اسناد، کاردکس کالا، اظهار نامه فصلی (خرید و فروش)، اظهار نامه ارزش افزوده و اظهار نامه سالیانه به اداره دارائی تسلیم و جهت ممیزی عملکرد ارائه می شود.
همانطور که گفته شد دفتر کل خلاصه گردش حسابها طی اسناد را به عهده دارد.