در این مقاله درباره انواع مختلف حساب ها و تعدیل آنها در سازمان ها صحبت می کنیم. در ابتدای بحث به اختصار به توضیح دو نوع فعالیت های مالی انجام شده توسط یک موسسه اقتصادی می پردازیم.

فعالیتهای مالی بیرونی

فعالیتهای مالی درونی

فعالیتهای مالی بیرونی

فعالیت های مالی بیرونی به فعالیت هایی گفته می شود که بین یک موسسه و سایر موسسات انجام می شود. به عنوان مثال  قراردادی که برای بیمه ساختمان به یک شرکت بیمه منعقد می شود، یکی از مثال های فعالیت مالی بیرونی برای یک موسسه می باشد.

فعالیتهای مالی درونی

فعالیت های مالی درونی به فعالیت هایی گفته می شود که برای تعدیل مانده ی بعضی از حسابها انجام می شود تا مانده واقعی آنها در دفاتر موسسه به دست آید. اگر در رابطه با این موضوع بخواهیم مثالی بیان کنیم می توانیم تعدیل مانده حساب پیش پرداخت بیمه ساختمان در پایان دوره مالی را نام ببریم.

انواع حساب های موجود در یك مؤسسه به سه نوع تقسیم می شود:

حسابهای دایمی

حسابهای موقتی

حسابهای مخلوط

حسابهای دایمی 

حسابهای دائمی حسابهایی هستند که از آغاز تاسیس یک واحد تجاری افتتاح می شود و عملیات حسابداری سالهای مختلف در آنها انجام شده، فقط مربوط به یک دوره مالی نیستند و مانده ی آنها از یک سال به سال مالی بعد انتقال می یابد. به عنوان مثال حساب های ترازنامه ای یکی از انواع حساب های دائمی هستند. پروسه حساب های دائمی به این صورت است که در پایان هر دوره مالی حساب های دائمی مانده گیری می شوند و مانده های جدید در ترازنامه پایان دوره منعکس می گردد و به دوره مالی بعد منتقل می شوند. حساب های دایمی را با نام حساب های واقعی هم می شناسند.

حسابهای موقتی

حساب های موقتی حساب هایی هستند که وقتی دوره مالی پایان می یابد این حساب هم بسته می شود، بنابراین مانده آنها به دوره مالی بعد انتقال پیدا نمی کند. به دلیل اینکه حساب های موقتی فقط در طی یک دوره مالی و به منظور طبقه‌بندی و محاسبه تغییرات حاصله در حساب حقوق صاحبان سرمایه افتتاح می گردد در طی این مدت تنها افزایش را نشان می دهند و کم شدن ها نشان داده نمی شود و در پایان دوره بسته می شوند، واژه موقتی توصیف مناسبی برای این حسابهاست. مثالی برای حساب های موقتی حساب های مربوط به صورتحساب سود و زیان است و مانده این حسابها به خلاصه حساب سود و زیان بسته می شود.

حسابهای مخلوط

حساب های مخلوط با توجه به اسمشان ترکیبی از حساب های دائمی و حساب های موقتی هستند.بنابراین با استفاده از تعدیلاتی که صورت می گیرد ، در پایان دوره مالی حسابهای سود و زیانی که نام دیگرشان حساب های موقتی است بسته شدهو حساب های ترازنامه ای یا دائمی به دوره مالی بعد انتقال می یابند. مثالی برای این نوع حساب ها پیش پرداختها، هزینه و پیش دریافتهای درآمد است.

اصلاح یا تعدیل انواع حساب ها

برخی از حسابداران زمانی که می خواهند برای هزینه ها پیش پرداخت وجه کنند، برای حساب هزینه مربوط بدهکاری رد می کنند و در پایان یک سال مالی اگر لزوم داشته باشد این حساب هزینه را تعدیل کرده و مبالغی که هزینه نشده را به عنوان پیش پرداخت برای سال مالی بعد ثبت می کنند. بعضی از موسسات و شرکتها در طی یک سال مالی بابت هزینه های بیمه ، اجاره و … مبالغی را به عنوان پیش پرداخت، پرداخت می کنند. هزینه های هر دوره باید از درآمدهای همان دوره طبق اصل تطابق کسر شود بدین ترتیب هزینه های دوره جاری از حساب پیش پرداخت باید کسر شود و به حساب سود و زیان انتقال یابد، به این پروسه در اصطلاح تعدیل یا اصلاح حساب های پیش پرداخت می گویند.

اما گاهی موسسات و شرکتها بابت انجام خدمات در یک سال مالی وجهی را از مشتریان به صورت پیش دریافت، می گیرند تا برای یک مدت زمان مشخص خدمات ارائه دهند. درآمدهای تحقق یافته یک سازمان طبق اصل تحقق درآمد به حساب سود و زیان همان سازمان می بایست منتقل شوند بنابراین مبلغ تحقق یافته از حساب پیش دریافت درآمد کسر و به حساب درآمد سال جاری منتقل می شود. اصلاح یا تعدیل حساب های پیش دریافت نام این فرآیند می باشد. دقت کنید که باتوجه به اینکه در پایان هر یک سال مالی گزارشگری و صورت های مالی به صورت مختلط تهیه می گردد می بایست قبل از تهیه آن صورت مالی برای اصلاح و تعدیل کلیه حساب های دفتر کل اقدام کرد.

همانطور که می‌دانید تمامی معاملات و فعالیت های مالی یک سازمان در دفاتر آن موسسه ثبت میشود، برخی از حسابهای دفتر کل وجود دارند که مانده های صحیحی برای تهیه صورتهای مالی ارائه نمی کنند. با وجود اینکه تمام معاملات و عملیات مالی در این دفاتر به درستی ثبت شده اند، حسابداری تعهدی که جهت تطبیق حسابهای ترازنامه و صورت سود و زیان می باشد، با فرض اینکه دوره مالی و اصل تطابق رعایت شود، مانده برخی از حسابهای دفتر کل در پایان دوره مالی اصلاح میگردد.

در بررسی انواع حساب ها، تنها حساب هایی مانند حساب های مخلوط و آن دسته از هزینه ها و درآمد هایی که ثبت نگردیده اند باید تعدیل شوند و تمامی آنها نیاز به تعدیل ندارند. اگر اشتباهاتی در هنگام ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل و مانده گیری ها رخ دهد تعدیل حساب در روند آنها تاثیری ندارد و با این کار آنها اصلاح نمی شوند.

روش حسابداری نقدی در تعدیل حساب ها

در روش حسابداری نقدی، آرتیکل مربوط به درآمد و هزینه بعد از دریافت و یا پرداخت وجه مربوط به آن ثبت نمی شود و بدین صورت نیاز به ثبت تعدیلات در پایان دوره مالی نمی باشد. روش حسابداری نقدی جزء اصول پذیرفته شده حسابداری نمی باشد.

روش حسابداری تعهدی در تعدیل انواع حسابها

روند انجام کار در حسابداری تعهدی بدین صورت است که با قطعی شدن هر درآمد و یا هزینه، ثبت آن در دفاتر انجام می شود. همچنین ثبت آرتیکل های درآمد و هزینه برخلاف روش حسابداری نقدی در این حسابداری انجام می گیرد.

تقسیم‌بندی ثبت های اصلاحی در پایان دوره جهت تعدیلات حسابها

پیش پرداختهای هزینه

پیش دریافتهای درآمد

هزینه های ثبت نشده

درآمدهای ثبت نشده

پیش پرداخت هزینه و تعدیلات مربوط به آن

هر خرج و هزینه ای که یک موسسه پرداخت می کند، اما منافع و مزایای آن در بیشتر از یک دوره مالی کسب می گردد، پیش پرداخت هزینه و تعدیلات نام دارد. از این میان می توان به پیش پرداخت اجاره اشاره کرد، که یکی از پیش پرداخت های هزینه و تعدیلات به حساب می آید

روش‌های ثبت پیش پرداخت هزینه در زمان پرداخت وجه نقد

روش به حساب دارایی منظور كردن (استفاده از حساب دایمی)

روش به حساب هزینه منظور كردن (استفاده از حساب موقت)

پیش دریافت درآمد انواع حسابها

مبالغی كه مؤسسه بابت فروش كالا یا ارایه خدمات به مشتریان دریافت می كند ، تا بعداً كالایی را تحویل دهد و یا خدمتی را ارایه نماید.

صورت‌های پیش دریافت درآمد

روش به حساب بدهی منظور كردن (استفاده از حساب دایمی)

روش به حساب درآمد منظور كردن (استفاده از حساب موقت)

در این مقاله سعی شد زوایای مختلف انواع حسابها بررسی و تحقیق گردد.