هدف از نظام مالی تعهدی، شفاف سازی حسابها و همچنین ارائه گزارشهای مالی دقیق در یک سازمان است. در این نوع از حسابداری، زمان در ثبت گزارشات و صورتهای مالی، نقش بسیار مؤثر و مهمی دارد. در این شیوه، به زمان وصول وجوه نقد، توجهی نمیشود. در حقیقت زمان تحقق درآمد در شناخت و ثبت آن، اهمیت پیدا میکند. در این مقاله به دنبال دستیابی به این منظور هستیم که بدانیم حسابداری تعهدی چیست و چه کاربردی دارد.
مزایای حسابداری تعهدی
حسابداری در روش تعهدی، باعث میشود تا تمامی هزینهها و درآمدهای یک سازمان، به صورت کاملاً دقیق، ثبت و ضبط گردند و لذا دقت و صحت گزارشهای مالی از این طریق، افزایش پیدا میکند. از طریق اجرا و پیادهسازی این سیستم حسابداری، مدیران سازمانها میتوانند تصمیمات مناسبتری اتخاذ نمایند.
از طریق حسابداری بر مبنای تعهدی، سطح پاسخگویی مدیریت مالی یک سازمان ارتقا پیدا میکند. از طرف دیگر این امکان فراهم میشود تا مدیران بتوانند مطالبات و بدهیهای خود را به شیوه منظمتری هدایت و مدیریت نمایند.
اجرای این روش حسابداری، باعث میشود تا کارایی و میزان اثربخشی منابع سازمانی افزایش پیدا کند و ارزیابی عملکرد یک سازمان دقیقتر انجام شود. چراکه در چنین شرایطی میتوان به سرعت به اطلاعات کامل سازمان دسترسی پیدا کرد و شرایط و وضعیت یک شرکت را با اطلاعات کامل رویدادهای مالی مورد بررسی دقیق قرار داد.
از طریق اجرای این روش، درآمدها و هزینههای واقعی در دورههای مالی مختلف، تعیین و مشخص میشوند و میتوان به میزان و ارزش موجودیها و داراییهای یک سازمان پی برد. مشخص شدن درآمدهای وصول نشده در دورههای مالی مختلف و سپس امکان برنامهریزی دقیق برای دسترسی و وصول آنها، از دیگر مزایای سیستم و نظام مالی تعهدی است.
با توجه به ثبت کلیه هزینه ها در این روش میتوان قیمت تمام شده تمامی پروژهها را تعیین و مشخص نمود. امکان انجام مقایسه میان وضع موجود با وضع مطلوب و مورد نظر، یکی دیگر از مزایای استفاده از این روش حسابداری است. همانطور که گفته شد از طریق پیادهسازی این روش، تمامی رویدادهای مالی یک شرکت ثبت و ضبط میشوند و درآمدها، هزینهها، اموال، داراییها و… به طور دقیق گزارش میشوند و با این روش، به شفافسازی از وضعیت سازمان/شرکت دست خواهیم یافت.
کاربرد حسابداری تعهدی
یکی از مهمترین بخشها و سازمانهایی که میتوانند حسابداری بر مبنای تعهد را به کار گیرند دستگاهها و مجموعه ادارات دولتی هستند. این عامل سبب شده تا طی چند سال اخیر تمایل به استفاده از این روش حسابداری در این دستگاهها، افزایش بیشتری پیدا کند.
در شرایط حاضر، دولتها سعی دارند رویدادها و معاملات مختلف خود را بر مبنای تعهدی انجام دهند. از طرف دیگر تمامی شرکتهای بزرگ و سازمانهای پیچیده نیز میتوانند از نظام مالی تعهدی به منظور افزایش شفافیت و دقت و صحت عملیات مالی استفاده کنند.
پیاده سازی حسابداری تعهدی
همانطور که گفته شد حسابداری بر مبنای تعهد، دارای مزایای بسیار زیادی است و اهداف مهمی را پیگیری میکند. اما لازم است این نکته را در نظر داشته باشید که در صورتی میتوان از مزایای این روش حسابداری بهرهمند شد و به حصول اهداف و نتایج آن امید داشت که به درستی پیادهسازی و اجرایی شود.
لازم است بدانید که برای دستیابی به اهداف حسابداری بر مبنای تعهدی، لازم است حرکتی منظم در تمامی سازمانها صورت بگیرد تا از طریق آن، اهداف استراتژیک سیستمها و دستگاههای مختلف دولتی محقق گردند. لذا در این زمینه به طور حتم با چالشها و مشکلاتی مواجه خواهیم بود که باید مورد بررسی قرار بگیرند و برطرف گردند.
از جمله مشکلات موجود در مسیر پیادهسازی حسابداری تعهدی، میتوان به لزوم تغییر نظام مالی سازمانها اشاره کرد که باید از مبنای نقدی به مبنای تعهدی تغییر نمایند. در این صورت لازم است بخشهایی از قبیل دفترداری، تنظیم حسابها، نظام بودجهریزی و… دچار تغییراتی شوند. از طرف دیگر لازم است تمامی داراییها و محاسبه استهلاک آنها مورد شناسایی و ثبت دقیق قرار بگیرند.
در کنار مفهوم حسابداری تعهدی تعاریف دیگری وجود دارد که در ذیل به اختصار آورده ایم:
حسابداری نقدی
حسابداری نقدی در حقیقت در مقابل حسابداری و نظام مالی تعهدی قرار میگیرد. در این شیوه از حسابداری در زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد در معاملات و رویدادهای مالی، در حسابداری بعنوان رویداد ثبت میشوند. در واقع در این شیوه، درآمدهای یک سازمان در مواقعی شناسایی میشوند و یا در دفاتر حسابداری ثبت و ضبط میگردند که وجه آن دریافت شده باشند.
لذا میتوان گفت اساس و مبنای این روش حسابداری، بر دریافت و پرداخت وجوه نقد استوار شده است. در این شیوه از حسابداری، هر گونه تغییر و تحول در وضعیت مالی یک سازمان بر اساس مبادله وجوه نقد صورت خواهد پذیرفت و درآمدها نیز در شرایطی مورد شناسایی قرار خواهند گرفت و در زمانی در دفاتر حسابداری ثبت خواهند شد که وجوه نقد و یا پول آنها دریافت شده باشد.
از طرف دیگر در این شیوه، هزینههای یک سازمان، زمانی شناسایی و ثبت میشوند که وجه آنها به صورت پول نقد پرداخت شده باشد. در شیوه حسابداری نقدی، تمامی هزینهها و پرداختهای غیر نقدی ثبت نخواهند شد. این در حالی است که در حسابداری به روش تعهدی، تمامی هزینهها بعد از شناسایی یا پیش بینی ثبت می شوند.
بدلیل عدم ثبت کامل رویدادهای مالی در روش نقدی نمیتوان به ارزیابی دقیق عملکرد مدیریت یک سازمان اقدام کرد. در این روش سیستم بودجهبندی جامعی نیز وجود ندارد. از طریق اجرا و پیادهسازی حسابداری نقدی، امکان ثبت کامل تعهدات مالی و مطالبات یک شرکت نیز میسر نخواهد بود و لذا نمیتوان به مدیریت دقیق نقدینگی و هزینهها دست زد.
حسابداری نیمه تعهدی
حسابداری نیمه تعهدی در حقیقت از ترکیب دو مبنای حسابداری ایجاد شده است. یکی از این مبانی، حسابداری تعهدی و مبنای دیگر، حسابداری نقدی است. در این شیوه، تمامی هزینههای یک سازمان در زمان ایجاد شدن، ثبت و گزارش میشوند و برای ثبت آنها از مبنای تعهدی استفاده میگردد. در حالی که درآمدهای سازمان در زمان وصول آنها و با استفاده از مبنای حسابداری نقدی، ثبت و گزارش خواهند شد.
حسابداری تعهدی تعدیل شده
هزینه ها در هنگام ایجاد، شناسایی و بر مبنای تعهدی کامل در دفاتر ثبت می شوند. لیکن درآمدها در این مبنا بر حسب ماهیت آنها به دو دسته تقسیم می شوند. درآمدهایی که قابل اندازه گیری بوده و در عین حال در دسترس باشند و لذا در زمان کوتاهی پس از تشخیص قابل وصول خواهد بود. این قبیل درآمدها با استفاده از حسابداری تعهدی شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند.
دسته ای دیگر از درآمدها فاقد ویژگیهای فوق بوده، لذا اندازه گیری و تشخیص آنها مشکل و عملا غیر ممکن می باشد و یا وصول آنها در مدت کوتاهی پس از تشخیص امکان پذیر نمی باشد، این قبیل درآمدها با استفاده از حسابداری نقدی شناسایی و در دفاتر ثبت می گردند.
مبنای نقدی تعدیل شده
درآمدها هم در مبنای نقدی کامل و هم در مبنای نقدی تعدیل شده فقط در زمان وصول وجه شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند. تفاوت در شناسایی هزینه هاست . شرط لازم و کافی برای شناسایی و ثبت هزینه در مبنای نقدی کامل منحصرا پرداخت است
ثبت و شناسایی هزینه یا خرج طبق قانون محاسبات عمومی کشور مستلزم تحقق دوشرط لازم و کافی است:
الف- تحویل کالا یا انجام خدمات
ب- پرداخت به صورت قطعی
این دو شرط دلیلی برای اثبات بکارگیری مبنای حسابداری نقدی تعدیل شده در مورد شناسایی و ثبت هزینه است. عدم تحقق هر یک از شرایط فوق مفهوم هزینه را تغییر خواهد داد. به عنوان مثال اگر کالا تحویل شود یا خدمت انجام گردد لیکن پرداخت صورت نگیرد هیچ هزینه ای شناسایی نمی شودو انعکاسی در دفاتر نیز نخواهد داشت.